En abril de 2024, un laboratorio de neurociencia decidió abandonar las presentaciones tradicionales en sus reuniones mensuales y adoptar un formato inusual: reuniones de memos. Cada mes, los miembros se conectan por videollamada y comienzan con 20 minutos de silencio absoluto mientras leen un memo escrito por uno de ellos. Luego, discuten el documento durante los 70 minutos restantes. Desde entonces, han escrito alrededor de 50,000 palabras, el equivalente a una novela corta, sobre temas que van desde el diseño de experimentos hasta las incertidumbres profesionales de una investigadora postdoctoral. Todo ello en documentos de máximo seis páginas.
El origen del formato: la apuesta de Amazon por los memos
El formato de reuniones con memos proviene del sector empresarial. Fue introducido por la compañía tecnológica Amazon en 2004, cuando sus líderes argumentaron que la densidad informativa del texto es superior a la de las presentaciones y que el tiempo de reunión se aprovecha mejor discutiendo un documento escrito. Aunque nunca se ha probado empíricamente si el memo de seis páginas supera a otras formas de compartir información, está firmemente arraigado en las prácticas corporativas de Amazon y se discute en las cartas a los accionistas.
El autor de esta experiencia, un investigador principal de un grupo de neurociencia, quiso probar este formato en un dominio diferente: las discusiones científicas. Su objetivo era mejorar la eficiencia del laboratorio mediante reuniones de memos que complementaran los chequeos semanales centrados en logística y temas científicos específicos. Lo que no anticipó fue que este formato cambiaría los temas que las personas estaban dispuestas a abordar.
Un laboratorio diverso que busca unificar métodos
El grupo de investigación en neurociencia estudia cómo el entorno influye en los ritmos circadianos humanos y el sueño, abarcando áreas como estudios de laboratorio, de campo, intervenciones y modelado. Las reuniones mensuales reúnen métodos diversos y unifican las distintas líneas de trabajo. El método del memo pone a todos en igualdad de condiciones.
Las presentaciones pueden actuar como una muleta cuando el orador no está seguro de algo. Por ejemplo, al discutir un diseño de investigación, se puede poner en una diapositiva ‘n=40, asignación de condiciones completamente contrabalanceada’ sin explicar cómo se realiza el contrabalanceo ni qué sucede si falla. Escribir en oraciones completas exige una precisión rigurosa, y cualquier laguna en la comprensión se hace evidente para el autor mientras redacta el memo. Esas lagunas también serán visibles para el lector si no se abordan.
Escribir seis páginas puede parecer mucho más trabajo que armar una presentación, pero es tiempo mejor invertido: un memo no solo proporciona una actualización para los demás miembros del laboratorio, sino que también desarrolla el pensamiento del escritor.
Beneficios de leer en silencio durante las reuniones
Dado que el tiempo de lectura está reservado durante la reunión, todos tienen la misma oportunidad de involucrarse con el material. Esto nivela el campo intelectual. No se permite divagar, como podría ocurrir durante una presentación; si alguien termina de leer antes, generalmente aprovecha el resto del tiempo para tomar notas. Se entiende que durante la sesión las distracciones deben mantenerse al mínimo.
En ocasiones, el autor ha tenido que asegurarse de que las personas no excedan el límite de seis páginas. La mayoría de los memos terminan teniendo alrededor de 1,900 palabras (cinco o seis páginas), incluyendo figuras y tablas. Pero el límite de páginas no es la verdadera restricción; los 20 minutos lo son. Si no se puede leer el documento en el tiempo asignado, es demasiado largo.
Cuando se sugirió utilizar esta técnica, no se impuso una plantilla específica. Sin embargo, un formato común se ha mantenido: el memo comienza planteando el problema o la pregunta que discute y termina con preguntas que el autor espera sean respondidas después de la discusión.
Un cambio cultural en la comunicación científica
Este experimento demuestra que modificar la forma en que nos reunimos puede tener un impacto profundo en la calidad de las discusiones y en la inclusión de todos los miembros. Al eliminar las presentaciones y abrazar el silencio, el laboratorio ha logrado que las ideas fluyan de manera más equitativa y que los pensamientos se estructuren con mayor claridad.
La experiencia, compartida en la comunidad de Nature Careers, invita a otros grupos de investigación a considerar este formato. No se trata solo de eficiencia, sino de crear un espacio donde la precisión y la reflexión profunda sean la norma. En un mundo científico cada vez más acelerado, tomarse el tiempo para leer y escribir en silencio puede ser la clave para una colaboración más efectiva.
