Excel, la pesadilla de los CFO

Ciudad de México,  noviembre 2018. – Cuando Microsoft presentó en 1985 la herramienta de hojas de cálculo, Excel – en un principio para Mac y posteriormente para Windows, dio un giro radical al área de contabilidad de las empresas de todo el mundo, la automatización de algunos procesos, el control de la información, los cálculos de rentabilidad, nóminas, ingresos y egresos, entre otros, tenían un espacio dentro de esta herramienta. Pero conforme han pasado los años, esta solución ha tenido pocos cambios en un mercado cada vez más demandante.Si bien las hojas de cálculo nos brindan grandes funcionalidades para llevar a cabo las tareas del departamento de Tesorería de las empresas, la creciente información rebasa las capacidades de la herramienta y requiere de mucho tiempo para analizar posibles errores humanos o de las interminables fórmulas de automatización.
En un estudio realizado por FNS en conjunto con Workday, destaca que el rol del CFO está muy limitado, ya que en su gran mayoría se encuentran atrapados en hojas de cálculo como consecuencia de la falta de recursos – o interés – de los departamentos de TI al momento de realizar los informes o de analizar herramientas tecnológicas que se puedan implementar en pro de la productividad, y del crecimiento del negocio.
Acorde al estudio, el 43% de los ejecutivos financieros no tienen idea de cuántas hojas de cálculo importantes están en uso en toda su compañía. La creciente cantidad de documentos restringe a los corporativos reaccionar de manera eficiente y rápida a las nuevas demandas del mercado, ya que es demasiado el tiempo que se invierte en agrupar los datos antes de comprobar su exactitud y precisión.
“Muchos líderes de finanzas se han dado cuenta de la desventaja de utilizar hojas de cálculo para presupuesto y previsiones, ya que son propensas a errores, contienen datos incongruentes y son difíciles de trabajar si hay muchos departamentos”, comentó Federico Buiter, MBA y Director General de Integrity Software Latin America.
Por otro lado, el 53% de los encuestados en el reporte afirmó que la información financiera necesita ser avalada de manera manual una y otra vez que se realiza un cambio, mientras que el 60% considera que desperdicia mucho tiempo corroborando los datos, teniendo la posibilidad de invertir esas horas en actividades más estratégicas para el negocio.
Cuando aparecen errores o datos que no concuerdan en los informes, el 69% de los directores financieros admitieron que los cubren con correcciones temporales en hojas de cálculo. Por su parte, el 50% no eliminan la información redundante de sus informes y el 41% no suprime los informes que ya no se utilizan.
Cuando los CFO entienden que usar hojas de cálculo para controlar los principales procesos financieros no corresponde a los mejores intereses para el crecimiento ordenado de las empresas, tienden a hacer una transición de Excel hacia algún Software de Administración de Tesorería (TMS, por sus siglas en inglés).
“La productividad del área del Tesorería dentro en las empresas es sumamente baja, la tecnología y las herramientas anticuadas existente en muchas empresas, provocan que los ejecutivos pierdan su tiempo en verificar los datos de manera manual, agrupar la información y analizar posibles errores y corregirlos. Las empresas pueden atreverse a adquirir un Sistema de Administración de Tesorería (TMS) y pasar automáticamente las operaciones de dicho departamento y convertirse en un área estratégica para el negocio” finalizó Buiter.