En pleno 2025, cuando vivimos en una era donde casi todo se resuelve con un clic desde nuestros dispositivos móviles, es sorprendente encontrar empresas que parecen atrapadas en los años 90. Estas compañías, muchas de ellas autodenominadas tecnológicas, aún insisten en procesos manuales engorrosos para la gestión de gastos. Imagina tener que imprimir y pegar recibos en papel solo para un reembolso por un café de cuatro dólares. Aunque suena surrealista, es una realidad para algunos empleados, incluso en Silicon Valley.
Este curioso fenómeno fue narrado en un popular foro online, donde trabajadores compartieron sus anécdotas. Las razones detrás de esta renuencia al cambio varían, pero destacan la inercia y la desconfianza hacia lo digital, alimentando un sistema que resulta anticuado e ineficiente. Mientras en algunos países la legislación exige la conservación de documentos físicos por motivos fiscales, la verdad es que muchos ya aceptan alternativas digitales, siempre que cumplan con estándares de autenticidad. Sin embargo, para algunas empresas, mantener un sistema complejo para desalentar reclamaciones podría verse como una estrategia de ahorro.
La tecnología actual ofrece múltiples plataformas que simplifican y aceleran los procesos de reporte de gastos. Aplicaciones como Concur y Expensify permiten a los empleados cargar fotos de sus recibos, asignar costos y enviar todo para aprobación en segundos. Es paradójico que algunas de las empresas que deberían estar a la vanguardia prefieran quedarse estancadas en el pasado. El costo de seguir con sistemas arcaicos no solo se refleja en horas de trabajo desperdiciadas, sino también en la moral de los empleados que esperan una gestión más moderna.
La moraleja de esta situación podría ser que, a veces, no se trata de falta de tecnología, sino de voluntad para cambiar. La evolución digital está ahí para ser aprovechada, pero depende de nosotros y nuestras organizaciones tomar el rumbo hacia un futuro más eficiente.
